home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / checkb / pmis20 / 12.inf < prev    next >
Text File  |  1991-10-26  |  9KB  |  266 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                   - 26 -
  5.  
  6.  
  7.  
  8.        12.3  Transaction
  9.  
  10.        12.3.1  Deposit
  11.  
  12.        To enter a deposit into the database, the amount is
  13.        requested along with the date of the deposit.  After
  14.        entering the information, the balance in the account before
  15.        and after applying the deposit is displayed.  You are given
  16.        the choice to accept, reject or accept and post the entry.
  17.        If you choose to accept it, the transaction is recorded and
  18.        the amount of the deposit is added to the balance.  If you
  19.        choose to reject the entry, no change to the database is
  20.        made.  Choosing accept and post records and posts the
  21.        transaction.  To return to the personal checking menu
  22.        screen, enter a <CR> when prompted for an amount.
  23.  
  24.        12.3.2  Payment
  25.  
  26.        Some checking accounts have over draft protection, whereby
  27.        the bank lends you money, usually in $100.00 increments to
  28.        cover the overdraft.  When you pay back their loan, you make
  29.        a check credit payment.  This screen allows you to keep a
  30.        record of these transactions.  The amount of the check
  31.        credit payment is added to the account balance.  You are
  32.        asked to accept the entry or to abandon it.  Accepting the
  33.        entry enters a record in the data base.  To return to the
  34.        personal checking menu screen, enter a <CR> when prompted
  35.        for an amount.  This transaction is marked as posted; hence,
  36.        posting is never required for check credit payments.
  37.  
  38.        12.3.3  Check
  39.  
  40.        This feature is used for printing and/or recording checks.
  41.        Checks can be either printed on pin feed check forms or
  42.        written by the user from their checkbook.  When hand written
  43.        checks are issued, they are recorded here.  The menu
  44.        requires a check number as its first input.  A suggestion is
  45.        that when ordering pin feed checks, the user should request
  46.        that these check numbers begin with 10,000, thereby allowing
  47.        many years of use without the handwritten and pin feed check
  48.        numbers colliding.
  49.  
  50.        In the upper right hand corner is displayed the last check
  51.        number that was issued.  The user may get the next number in
  52.        sequence by entering a 0 (zero).  If the next sequential
  53.        number is not desired, enter the desired number.
  54.  
  55.        The date is requested next.  The current date is shown.
  56.        Type over the date to change it.  Next, the user is
  57.        requested to choose a payee.  A list of payees is brought
  58.        up.  Select the number of the payee desired.  Choose the
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                   - 27 -
  71.  
  72.  
  73.  
  74.        "Other" option if issuing a check to a payee not on the
  75.        list.  Enter the payee name, up to 32 characters and a <CR>.
  76.        See Section 12.1.1 for information on creating a frequent
  77.        payee list.  The amount of the check is requested.  If the
  78.        payee has been assigned a fixed amount, its value is
  79.        displayed, and the user just enters a <CR>, or type over the
  80.        amount displayed to change it, and then enter a <CR>.
  81.  
  82.        If the budget feature is activated, the user is asked to
  83.        select a budget category to apply the transaction to.  When
  84.        a category is selected, the user is asked if all of the
  85.        transaction is to be applied to the selected budget
  86.        category.  If yes, the entire transaction amount is applied,
  87.        otherwise, the user is asked how much should be allocated.
  88.        Fill in the amount.  In a similar manner, up to five budget
  89.        categories may be selected for a single check transaction,
  90.        allocating any specified amount to each.  This feature is
  91.        especially useful when recording a Super Market check, where
  92.        the total expenditure is not just for food, but includes
  93.        other items in separate budget categories, such as
  94.        entertainment, liquor, household maintenance, etc.  The last
  95.        budget category that was selected is the category that will
  96.        be assigned to the check transaction in the data base.
  97.        Multiple budget categories cannot be assigned to a single
  98.        check transaction.  So plan ahead.  Make the major portion
  99.        of the transaction the last budget category selected.
  100.  
  101.        You are then asked if the check is tax deductible.  Answer
  102.        yes or no.  Next, an opportunity is given to add a short
  103.        note, eg Electric Bill.  You are then given the opportunity
  104.        to abandon the transaction, if you made an error, accept the
  105.        transaction, or accept and post the transaction.
  106.  
  107.        You are then asked if you want to print the check.  If you
  108.        are are recording a hand written check, answer no.  After
  109.        the check transaction is complete, another transaction can
  110.        be begun by entering a new check number, 0 (zero) for the
  111.        next sequential number or to quit enter a <CR>.  The balance
  112.        of the account is decremented by the amount of the check.
  113.  
  114.        12.3.4  Withdrawl
  115.  
  116.        Whenever a cash withdrawl through a "money machine" is made
  117.        this screen is used to record it.  You are first asked to
  118.        input the amount of the transaction and then the date.
  119.        Next, you are asked if you want to append a note, eg
  120.        Gambling Debt.  If the budget feature is activated, a
  121.        display of the budget categories is shown.  Choose one to
  122.        record this transaction in the desired category.  Up to five
  123.        budget categories may be selected to allocate any portion of
  124.        the cash withdrawl as detailed in section 12.3.3 above.
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                   - 28 -
  137.  
  138.  
  139.  
  140.        Next, you are asked if this is a tax deductible transaction.
  141.        Select yes or no.  Finally, you are requested to either
  142.        abandon or accept the entry.  If accepted, the balance of
  143.        the account is decremented by the amount of the cash
  144.        withdrawl.  To exit this screen, enter a <CR> when prompted
  145.        for an amount.
  146.  
  147.        12.3.5  Service Charge
  148.  
  149.        Service charges incurred by the checking account are entered
  150.        here.  The amount and date of the service charge is
  151.        requested.  You are then asked if you want to append a note,
  152.        eg, 200 Checks.  Finally, you are requested to either accept
  153.        or abandon the entry.  If accepted, the balance of the
  154.        account is decremented by the amount of the service charge.
  155.        Since recording service charges is usually done when posting
  156.        the account, the service charge transaction is marked as
  157.        posted, also.  To exit this screen, enter a <CR> when
  158.        prompted for an amount.
  159.  
  160.        12.3.6  Void
  161.  
  162.        Checks that were never issued but spoiled in some way can be
  163.        recorded as voided.  The check number is requested and it is
  164.        recorded in the database as a voided check.  It is useful
  165.        for keeping track of "missing" checks.  This transaction is
  166.        marked as posted since it will not appear on a bank
  167.        statement.
  168.  
  169.        If you enter a check number that already exists, you are so
  170.        notified and prompted to try again.
  171.  
  172.        To exit this screen, enter a <CR> when prompted for an
  173.        amount.
  174.  
  175.        12.3.7  Upcoming
  176.  
  177.        Periodic payments that are due can be displayed and checks
  178.        issued for these payments.  The user is given a choice of
  179.        payment due dates.  "Today" searches for any payments due
  180.        today.  "Week" finds all payments due during the current
  181.        week, beginning on Sunday.  "Month" locates all payments due
  182.        for the current month beginning with the first day.
  183.  
  184.        The user is next asked to issue checks for these payments.
  185.        If "Y" is selected, each payment is displayed and the user
  186.        is further queried to issue a check.  Selecting "Y" begins
  187.        the check issuing process.  Upon completion of the check
  188.        issue, the next periodic payment is displayed, and so on
  189.        until all due payments are exhausted.  Eac